MPS (Managed Print Services)
A gestão de serviços de impressão usualmente designado por MPS (Managed Print Services) é um serviço de gestão dedicado ao parque de impressão de uma organização. Inicialmente utilizado por grandes empresas como petrolíferas e outras organizações com um parque vasto de impressoras, começa agora a ser uma tendência mesmo em empresas de menor estrutura, de que são exemplo, universidades, escolas e institutos, clinicas, bancos, etc. É uma forma de simplificar processos, aumentar a eficiência e monitorizar custos associados à área de impressão.
Trata-se, de um serviço, geralmente terceirizado, em que a empresa contratada para a prestação desse serviço (Managed Print Services), assume todo o controlo dos serviços relacionados com as impressoras. Isto inclui o controlo dos consumíveis (toners, tinteiros, papel e peças de reposição), manutenção das impressoras (preventiva e corretiva), controlo das impressões, fotocópias e digitalizações por utilizador ou grupo de utilizadores e por impressora, entre outros.
Vantagens:
1 - Redução de custos e tempo.
Com o Serviço de MPS, pode conhecer quais os custos de impressão e como se repartem, para assim elaborar um plano que ajude a reduzir este investimento. Com este serviço, apenas se paga o que se consome. Tendo em consideração o volume de impressão da organização, pode calcular se o custo por página, a distribuição dos equipamentos no espaço de trabalho, os consumíveis necessários para esse volume, e ainda o Servisses suporte técnico necessário. Isto evita gastos imprevistos relativos à manutenção do equipamento e ajuda a ter um controlo eficiente do orçamento. Além da poupança de tempo que resulta de não ter que efetuar a compra e instalação de novos consumíveis e a gestão de incidências técnicas.
2 - Maximizar a produtividade.
A passagem da gestão do serviço de impressão a uma entidade externa, permitirá libertar os trabalhadores desta tarefa para que se possam dedicar a outras tarefas que aportem maior valor à empresa. Por outro lado, a garantia de um ótimo funcionamento dos dispositivos, terá uma incidência direta na produtividade da empresa, ao evitar ter o equipamento inativo por avaria em momentos inoportunos.
3 - Rentabilizar o uso de equipamentos.
Este tipo de serviço permite, consoante o nível de assistência contratado, garantir a gestão global das tarefas de impressão.,
. desde a instalação, até ao fornecimento dos consumíveis necessários a uma gestão das incidências.. O cliente recebe relatórios do uso dos equipamentos para assim estar sempre informado, tornando mais simples o processo de tomada de decisões para otimizar o custo e a produtividade dos colaboradores.
4 - Melhorar os processos de gestão dos documentos e utilizadores.
O Serviço de gestão da impressão pode dar-lhe informação sobre o volume de impressão total ou por utilizador, permitindo um maior controlo e evitando, deste modo, que os colaboradores façam um uso da impressão diferente ao da atividade geral da empresa. Além disso, podem ser estabelecidos outro tipo de restrições no que diz respeito à configuração da impressão: se deve ser a preto ou se permite a impressão a cores por utilizador, predefinir um perfil de impressão standard ou, inclusivamente, orientar as impressões para os equipamentos de menor custo de impressão.
Num negócio, o serviço MPS ajuda a ter um maior conhecimento do uso que se dá a um elemento tão importante no escritório como é o parque de impressão. Quer se trate de uma empresa com um grande número de trabalhadores, quer de pequenas e médias empresas, ter a impressão controlada ajuda a aumentar a produtividade do negócio e a libertar a gestão para aspectos mais relevantes da empresa.,
5 - Segurança
Hoje, a segurança das empresas tornou-se um dos requisitos mais importantes.
Embora as impressoras comerciais mais recentes possam incluir recursos para ajudar a combater os riscos potenciais à segurança da impressora, é necessário configurá-las de maneira adequada.
O seu provedor de serviços de impressão irá ajuda-lo a identificar os riscos atuais de impressão e segurança IP que sua empresa enfrenta. Ele fornecerá uma solução totalmente personalizada, projetada para combater esses problemas.
Além disso, com um software de impressão segura, é possível proteger tudo o que é impresso, com apenas uma autenticação no momento da impressão.
Garanta que os documentos mais importantes para a sua empresa estejam devidamente protegidos.
6 - Ecologia
Ao monitorizar continuamente, as suas impressões, a empresa pode ajudar a reduzir a sua pegada ambiental, algo que é cada vez mais importante nos dias de hoje.
Os relatórios produzidos permitir-lhe-ão identificar os maiores desperdícios e tomar decisões oportunas para ajudar a reduzir o papel, os consumíveis e a eletricidade.
